A Blue Solutions iniciou as atividades na Incubadora de Empresas de Araras em 2004. A Incubadora foi uma iniciativa da Prefeitura, Sebrae e Senai para fomentar as empresas na cidade, e como parte do programa oferecia consultorias sobre administração de empresas, financeiro, qualidade e marketing.

Mas, como a Incubadora tinha em sua maioria indústrias, a maioria dos consultores eram de indústrias, e quando chegavam na Blue Solutions encontravam uma realidade diferente, uma empresa puramente de serviços, mas mesmo assim traziam os conceitos já bem aplicados e conhecidos da indústria para aplicarmos em serviços, como 5S, Qualidade Total e entre eles Gestão a Vista.

No início fomos um pouco resistentes, mas para aproveitar as consultorias, acabamos por aderir a alguns indicadores, mesmo não adotando papel impresso na maioria, tínhamos acesso fácil, feito a partir de planilhas de controle específicas.

Quando graduamos na incubadora e mudamos para nossa sede nova em 2007, as consultorias ficaram para trás, e como a nova decoração não combinava com papéis colados na parede, abandonamos a prática quase totalmente.

Alguns anos depois, ao implantar o novo sistema de chamados baseado em ITIL, começamos a ter necessidades de relatórios e análises mais apuradas. Como o sistema era bem completo em informações, mas bem ruim em relatórios, buscamos formas de extrair esses dados do sistema, e foi quando tivemos nosso primeiro contato sério com softwares de Business Inteligence, que logo estava implantado para controlar chamados e vendas.

A experiência foi muito boa, mas sempre tivemos dificuldades em compartilhar os Dashboards do BI, pelo custo de licenciamento do mesmo e pela dificuldade de utilização, quando entregávamos para usuários mais leigos, eles acabavam aplicando filtros e se confundindo nas informações, por isso o BI acabou ficando restrito à diretoria.

Já em 2013 tivermos a chance de participar de uma nova consultoria do Sebrae, um programa para empresas já graduadas na Incubadora, e a consultora designada para nossa empresa voltou a tocar no assunto de Indicadores e Gestão a Vista.

De cara apresentamos nossos Indicadores no software de BI, os quais ela gostou muito, mas tinha um porém, não estavam a vista, e a a primeira ideia que veio foi colocar os mesmos em uma TV.

Já tínhamos a experiência anterior de usabilidade com usuários mais leigos, foi aí que começamos a nos empenhar para criar indicadores mais simples, e começamos a sentir que o software de BI utilizado era muito complexo e caro para ficar em uma TV ligado 24h.

Foi quando resolvemos fazer algum desenvolvimento interno para ter os indicadores, mas ao mesmo tempo que começamos a desenvolver os indicadores, não queríamos ficar amarrados a poucos gráficos, pois a Blue como qualquer negócio é dinâmico, e os indicadores precisariam, além de atualizar automaticamente, poder ser modificados com o passar do tempo sem precisar de muito mais desenvolvimento.

Terminamos por desenvolver uma ferramenta para uso interno, capaz de exibir indicadores, muito similar a um BI, mas voltado para Gestão a Vista, na qual montamos alguns Dashboards para Suporte, Vendas e Financeiro, e disponibilizando para todos os colaboradores.

O que mais nos surpreendeu foram os resultados ao deixar os indicadores à vista, alguns números, como a quantidade de chamados abertos que antes não ficavam abaixo de certo número, mesmo com cobrança constante, passaram a entrar dentro do valor esperado por iniciativa da própria equipe. Outros indicadores também trouxeram benefícios, mas são assunto para uma próxima matéria.

E o software que desenvolvemos? Alguns clientes viram nosso Dashboard e pediram algo similar dentro de suas empresas, fizemos mais alguns desenvolvimentos e estamos colocando hoje em alguns clientes uma versão de testes, em breve lançaremos no mercado.

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Sobre o autor Fernando Ulisses dos Santos Diretor de Tecnologia na Blue Solutions Especialista em Segurança da Informação Certificado VCP-DCV, VCAP-DT, VCP-DT