Gestão à Vista: das Olimpíadas para o setor de saúde

Como você sabe que time está ganhando em um jogo de basquete? Em jogos rápidos e dinâmicos, com dezenas de pontos para cada lado, a única forma de acompanhar a pontuação é através do placar, pois qualquer distração pode fazer você perder a contagem.

Então por que, no seu dia a dia, você não tem um placar para saber se está “ganhando” no seu trabalho? Como você pode chegar do almoço ou de uma reunião e saber se a equipe “pontuou” enquanto estava ausente?

A semelhança entre um jogo de basquete e o dia a dia das organizações é enorme, centenas de eventos acontecem a cada hora (telefonemas, e-mails, clientes atendidos, internações, exames, entrega de mercadorias), que demandam equipes grandes, multidisciplinares e com tarefas bem específicas.

 

Normalmente, as empresas estabelecem os pontos de controles para todas essas tarefas e pessoas, através de sistemas de ERP ou CRM, mas falham com os indicadores para acompanhamento, deixando a equipe trabalhar sem necessariamente garantir que o trabalho correto está sendo feito.

Assim, como o placar nos jogos, um quadro para gestão à vista pode nos mostrar se estamos “ganhando”, indicando se o trabalho executado está na direção correta, atingindo os objetivos estipulados.

Só que os quadros de gestão à vista em lousas ou papel impresso não mostram as informações dinâmicas que acontecem no dia a dia, normalmente só o que já aconteceu, mas o passado não se muda. Por isso, os quadros de gestão à vista têm sido substituídos por monitores e TVs, com indicadores atualizados em tempo real (em intervalos de minutos ou até segundos), de forma que a informação esteja sempre atualizada. Assim, o objetivo continua o mesmo: mostrar o “placar” do que está acontecendo na empresa, agora atualizado automaticamente.

Um aspecto importante a ressaltar é que os indicadores não servem apenas para os gestores, mas também para a própria equipe saber sobre seu desempenho. Alguns painéis podem ser projetados para que cada indivíduo saiba sua performance e possa comparar com outros membros da equipe, isso pode ser usado para uma competição interna.

Também podem ser programados para apresentar para a equipe os pontos de atenção, como processos que estão atrasados com SLA estourando, fora dos padrões, que afetarão a qualidade do serviço ao cliente, permitindo à equipe visualizar os problemas a fim de solucioná-los.

Um fator crítico de sucesso para a implantação dos painéis é determinar os indicadores que são realmente importantes para os colaboradores que irão visualizá-los. Exibir o tamanho da fila no PA para o gestor de compras ou mostrar indicadores de faturamento para o gestor de TI não é relevante.

Mas temos que tomar mais cuidado ainda com indicadores referentes à área de atuação da pessoa, mas que não necessariamente contribuem para tomada de decisão, por exemplo, indicar a quantidade de procedimentos realizados não é relevante sem um contexto. Esses indicadores precisam estar divididos e classificados com uma base de comparação para entender se estão dentro ou fora dos padrões, alguns formatos que os tornariam mais úteis:

Quantidade de procedimentos realizados no dia, versus a quantidade realizado a 7 dias atrás, comparando o mesmo dia da semana para entender se houve mudanças na demanda;
Quantidade de procedimentos realizados por tipo, com um indicador de meta ou da média geral;
Quantidade de procedimentos realizados por colaborador, por equipamento ou por sala, é útil para medir a produtividade dos mesmos.

Assim como num jogo de basquete, o placar deve informar apenas as informações relevantes para a partida, como tempo restante da partida e pontuação. Existem dezenas de outras métricas que não são relevantes para os jogadores, para o técnico e para o público durante a partida (faltas cometidas, quantidades de passes, quantidade de arremessos, quantos quilômetros cada jogador correu durante o jogo), mas são relevantes para o campeonato ou para a carreira do atleta, então cabem ser analisados separadamente, durante reuniões estratégicas e específicas; disponibilizar esses indicadores durante a partida pode ter o efeito contrário, fazendo o jogador ser menos produtivo pelo excesso de informação.

Assim também acontece com os indicadores da empresa, enquanto o pessoal operacional precisa de informações para tomada de decisão rápida no dia a dia, visões mais abrangentes e estratégicas devem ser tratadas em análises isoladas, possivelmente com outras pessoas de outra hierarquia dentro da organização.

Para a implementação de painéis de gestão à vista, a Blue Solutions desenvolve o sistema Business Monitor para a criação de painéis (Dashboards) com indicadores (KPIs) em tempo real. Com amplo conhecimento na área de Saúde, temos ajudado nossos clientes a melhorar a eficiência operacional nos mais diversos setores.

Além disso, nosso sistema Profex Monitor – responsável pelo monitoramento da infraestrutura de TI, a partir do qual nossa equipe de NOC e Serviços Gerenciados pode atuar de forma proativa – permite integração com o Business Monitor para a criação de painéis personalizados, trazendo uma visão mais próxima do negócio para os ativos da TI e ajudando a mesma a se aproximar do negócio.

Conte conosco para seus projetos e para ajudar a TI a se tornar mais estratégica.

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Autor: Fernando Ulisses dos Santos, Diretor de Tecnologia e Desenvolvimento da Blue Solutions.
Publicação: Revista HealthCare Management, 43ª Edição; Outubro/16; páginas 218-221.

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Permissões em Níveis com a versão 2.1.3

Nessa versão priorizamos o desenvolvimento de um novo tipo de usuário: Desenvolvedor.

O usuário Desenvolvedor tem permissões de criar novos objetos dentro do Business Monitor, como novos gráficos ou coleta de dados, mas não pode alterar os parâmetros do sistema.

Adicionalmente, os seguintes recursos foram implementados:

  • Possibilidade de ocultar a barra de Administração – para o usuário do tipo Desenvolvedor ou Admin, a barra de configuração pode ser oculta agora
  • Possibilidade de formatar o texto nos Dashboards – ao adicionar uma caixa de texto, agora liberamos um editor HTML para formatar o texto do mesmo, além de alinhar automaticamente o texto
  • Opção para Health Check das tabelas, adicionamos uma nova opção que permite ao usuário verificar as bases interns do sistema a fim de verificar por tabelas corrompidas e corrigí-las, veja aqui como utilizar esse recurso.
  • Ao iniciar o serviço do Business Monitor, passamos a verificar e corrigir as tabelas do BM automaticamente
  • Criamos Opção para Otimização das Tabelas de dados, veja mais na documentação.
  • Nos gráficos de Gauge, adicionarmos duas opções para permitir uma sobra de valor no início ou no final. Com isso, o ponteiro nunca chegará no final, o que permite que gráficos com múltiplas cores (por exemplo, verde, amarelo e vermelho) exiba apenas 1 cor enquanto estiver no intervalo, e vá exibindo as próximas cores conforme avança.
  • A atualização do Business Monitor via Web agora informa ao terminar

E os seguintes bugs foram corrigidos:

  • Problema na fonte de alguns gráficos, ao alternar entre temas escuro e claro, aparecia um gradiente atrás das letras que atrapalhava a visualização
  • Problema no Dashboard, quando usava um quadro vazio no final de uma linha, poderia ocorrer de quebrar em lugar errado os gráficos
  • As tabelas internas usavam o character set latin1, mas armazenávamos dados em utf8, isso causava quebra dos acentos quando acessado via ferramentas externas. Fizemos a rotina para conversão durante o upgrade
  • No gráfico de Gauge, quando o ponteiro avançar de um ponto onde não existe cor parametrizada, estende a cor mais próxima para preencher o gráfico
  • Corrigido problema ao importar template de Dashboard que contem textos

 

 

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Mais cores, por favor

Está saindo do forno a nova versão do Business Monitor, dessa vez a principal evolução foi no visual, onde disponibilizamos diversas formas de personalizar as cores nos Dashboards e gráficos.

Com isso o nível de personalização ficou total, podendo usar cores e imagens na composição do Dashboard, é possível desenhar fluxos, diagramas e até infográficos para demonstrar o funcionamento e tornar mais fácil a comrpeensão dos Dashboards.

Outras evoluções ocorreram também, principalmente no tratamento de arquivos de importação, destacamos:

  • Possibilidade de importar arquivos texto com campos delimitados (tamanho fixo de campos)
  • Ao “testar” um arquivo importado, agora o sistema indica se ele é legível e o tipo de arquivo detectado
  • Na importação de arquivos, agora aceitamos arquivos compactados, os mesmos serão descompactados durante a importação do RecordSet. Tipos suprotados: .zip, .tar, .tar.gz, .gz, .bz2, .tar.bz2
  • Novo tipo de DataSource: é possível definir um script localizado no servidor como fonte de dados, isso permite rodar qualquer tipo de script que execute uma tarefa e traga os dados para captura dos mesmos e posterior criação dos gráficos
  • Suporte a expressão regular na importação de arquivos CSV, para usar como delimitador de campo, isso dá flexibilidade na importação de arquivos irregulares
  • Suporte preliminar a importação de arquivos PDF, somado às opções de processamento acima, permite acesso a uma valiosa fonte de informações
  • Suporte preliminar a importação de arquivos XLS (apenas para Excel até versão 2010) – somente em ambiente Linux
  • Na conexão ao MySQL, permitimos habilitar compressão e buffer, o que deve dar maior performance ao conectar em servidores remotos
  • Opção na interface a acesso a recursos BETA, que permitirá também download de versões BETA usando o processo de atualização comum
  • Atualizadas bibliotecas gerais para permitir novas funções e recursos

 

E alguns pequenos bugs corrigidos:

  • No RecordSet, se tentar excluir um campo, alertava que estava em uso mesmo se não estivesse
  • Ao editar uma View existente, nos campos não eram exibidos as descrições

 

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BM v2.1.1 com Campos Virtuais no RecordSet

Nessa nova versão disponibilizamos no Business Monitor a criação de Campos Virtuais no RecordSet.

Com o Campo Virtual é possível realizar alguns processamentos durante a carga de dados, deixando os valores pré-processados na hora da criação da View (gráficos ou tabelas).

Esse requisito complementa o que foi implementado na versão 1.8.6, ocasião na qual disponibilizamos Campos Virtuais na View (na época chamado de Campo Calculado).

Também implementamos nessa versão o processamento via backend ao visualizar dados do RecordSet. Com isso, ao mandar exibir os dados de um RS, todo o processo de filtragem, ordenação e paginação é feito pelo servidor, dando mais performance ao consultar esses dados em conexões lentas e clientes com capacidade limitada.

A partir dessa versão passamos a disponibilizar um repositório com a versão BETA para clientes com o Virtual Appliance, basta reconfigurar o arquivo /etc/yum.repos.d/bm.repo e habilitar o repositório.

Além dessas duas melhorias, essa versão traz algumas correções:

  • Não estava validando a fórmula em Campos Virtuais na View
  • Ao usar um campo agrupado, com fórmula “Criar Lista”, caso fosse formatado como número, o sistema se confundia e truncava na exibição (por exemplo, uma listagem 2,1,2,3,1 seria tratada como número e truncada para 2,1).
  • Com Cache desligado algumas queries a mais eram executadas do que na versão anterior
  • Ao excluir um DataSource, RecordSet, View ou Dashboard, se a língua estivesse diferente de Português, os itens eram excluídos da base nas continuavam aparecendo na interface
  • Ao excluir um DataSource, os RecordSets dependentes são excluídos automaticamente, mas continuavam em cache e continuavam sendo listados na interface. Assim sucessivamente até a interface final.
  • Ao excluir um campo do RecordSet que tinha dependências, apresentava uma mensagem de erro, embora o campo fosse excluído.
  • Erro ao calcular média de horas, ou média de dias, ou média entre duas datas, o valor era calculado e exibido errado 
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The Need For Speed – versão 2.1.0

A nova versão do Business Monitor traz inovação no desempenho geral da ferramenta com a adoção de Cache em Memória.

Já fizemos algumas mudanças silenciosas nas últimas versões como a adoção de compactação por padrão na versão 2.0.3 e melhora nas rotinas na versão 2.0.2 e estávamos preparando o código para essa implementação. Digo silenciosas porque foram ofuscadas por requisitos mais brilhantes e a melhora de performance ficou só como um item a mais.

Com tudo preparado, a implementação em si foi mais simples, mas devido a ser uma mudança crítica, foi necessário um período de testes maior para garantir que nenhuma informação ficaria desatualizada ou quebraria funcionalidades existentes.

A configuração do Cache é feita em Sistema->Configuração->Cache, na prática é só configurar para habilitar ou não e o tempo de expiração padrão. 

O tamanho do Cache é feito no Sistema Operacional, pois depende de componente externo para isso e dimensionamento correto do ambiente, o tamanho padrão deve atender pequenas e médias instalações, podendo ser reconfigurado pela nossa equipe de suporte sob demanda.

Ainda não aplicamos o Cache em todas as situações possíveis, então existe espaço de melhora de performance, assim como outras mudanças planejadas como um Pré-Cache (calcular algumas informações antes de serem solicitadas pelo usuário).

A excessão de funcionamento do cache fica para plataformas Windows, optamos por não disponibilizar o componente para Windows por não se tratar de algo nativo, também demandaria um período de testes adicionais. Mas iremos atualizar o manual com o procedimento de como instalar manualmente o cache para Windows.

A atualização para Linux e Appliance Virtual já está disponível através de atualização manual, na próxima semana estará disponível via interface Web.

 

Outras pequenas alterações:

  • Separação das URLs de acesso a usuários finais e administradores da ferramenta a fim de melhorar performance e padronizar links
  • Integração permite ao usuário solicitar licença LITE dentro do BM
  • Todos os registros internos do BM agora possuem data de criação e alteração para fins de auditoria
  • O cálculo de permissão das Views e Dashboards foi reescrito para melhorar a performance

 

E alguns pequenos bugs corrigidos:

  • Ao apresentar erro em uma carga, ficava travado na interface, quando na verdade o BackEnd faria a tentativa novamente e faria a carga automaticamente no tempo configurado
  • No gráfico de Gauge, se não especificasse o tipo de dados assumia padrão número decimal, quando na maioria dos casos é usado número inteiro
  • Ao clonar um DataSource vinculado a um arquivo feito upload, ambos ficavam atrelados ao mesmo arquivo, o que faria o arquivo original ser excluído quando atualizasse o arquivo do DS clonado
  • Ao exportar/importar um gráfico de barras, o campo X não era corretamente selecionado
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Nova versão do Business Monitor 2.0.3

Disponibilizamos essa semana a última versão do Business Monitor que traz um recurso solicitado por muitos usuários: a possibilidade de personalizar a disposição dos itens no Dashboard.


Ao criar o Dashboard agora é possível escolher o tamanho de cada gráfico e posicionamento, incluindo itens como cor de fundo e imagem de fundo.

dashboard flex

Com isso é possível montar Dashboards em formato de infográficos, mais informativos, explicativos e bonitos.Abaixo um exemplo de Dashboard criado para o Oracle Database Appliance (ODA), que mistura imagens e informações nas mais variadas disposições:Dashboard Oracle Database Appliance (ODA)

Em paralelo, outras melhorias dessa versão:

  • criado API de autenticação que será usada pelo aplicativo Mobile
  • habilitado compressão no servidor por padrão, o que deve melhorar a performance no acesso remoto ao sistema
Para ver mais exemplos desses Dashboards, visite nosso site de Demonstração:

 

Veja nossa Demonstração
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Drill Down Multinível na versão 2.0.2

Essa nova versão permite a criação de múltiplos níveis de Drill Down, com isso é possível partir de um gráfico e ir explorando os dados até chegar no detalhe, mas sem ter que carregar do gráfico para todos os detalhes de uma única vez.

Isso permite a exploração dos dados em múltiplos níveis, que é um recurso bem interessante.

multi-drilldown-small

 

Fora isso, algumas pequenas melhorias foram implementadas:

  • Passamos a verificar o RecordSet antes de gravar e informar por possíveis erros
  • Ao excluir campos na View, agora avisa se for afetar alguma funcionalidade usada
  • Melhora significativa da performance com otimização de várias rotinas
  • Ao exceder a licença, agora exibe os Dashboards e Views com espaço vazio ao invés de desativar os mesmos
  • Alteração nas chamadas de Javascript e CSS para garantir que o usuário terá a versão mais nova quando atualizado
  • Nos campos com formatação do tipo Popup, agora existe um ícone para copiar para a área de transferência
  • Compatibilidade de campos booleanos com versão mais nova do MySQL/PHP
  • Era limitado a ordenar até 127 Views por Dashboard, esse número foi aumentado para 32767.
  • Na interface para upload de arquivo, agora existe a informação dos limites de upload
  • Agora permitimos Título de um gráfico ou tabela vazio, deixando mais espaço para o gráfico
  • A função “Visualizar Dados” agora exibe os dados como se fosse exibir o gráfico
  • Ao forçar um reload de uma View na interface, agora todas as Views que dependem dos mesmos dados (RecordSet) são atualizadas automaticamente
  • Padronizado tamanho dos Modal em diversos lugares onde são usados

E alguns pequenos bugs foram corrigidos:

  • Se um usuário sem permissão de admin clicasse no botão “Atualizar Agora”, seria feito logoff e não conseguiria fazer logon novamente enquanto não fechasse o navegador
  • Ao editar um campo Decimal existente, sobrescrevia a quantidade de casas decimais sempre em 2, agora mantém
  • Ao editar um campo Numérico existente, sobrescrevia o alinhamento para a direita, agora respeita e mantém o que estiver configurado
  • Ao inserir um novo eixo Y em um gráfico existente, não tinha o tipo de gráfico em linha
  • Ao importar um gráfico de Gauge, o campo para o cálculo era selecionado errado
  • Ao importar arquivos CSV, se a formatação estivesse incorreta apresentava mensagens de erro na interface
  • Ao forçar a atualização de uma tabela, perdia o título
  • Um bug no Firefox podia gerar requisições fora do horário estipulado, aumentando a carga do servidor
  • Um RecordSet de um arquivo feito upload continuava tentando agendar o recarregamento
  • Ao reordenar os campos Y de um gráfico interferia na tabela
Veja nossa Demonstração!
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Business Monitor versão 2.0.1 compatível com arquivos CSV

Nessa nova versão disponibilizamos o recurso para importar arquivos CSV.

Basta criar um novo DataSource e selecionar o tipo “Upload de Arquivo”, com isso será possível escolher um arquivo local que será enviado para o servidor:

Na sequência, ao criar um RecordSet a partir daquele DataSource, é possível escolher o tipo de arquivo (CSV exemplo abaixo), e os parâmetros de importação como delimitador de campos e regras para incluir ou excluir determinadas linhas (caso o arquivo não seja homogêneo).

É possível ver o Preview dos dados na própria interface de criação, clicando sobre o botão “Visualizar”, assim já se sabe se os dados estão de forma estruturada para criar um gráfico ou não.

Depois basta seguir a sequência normal para nomeação dos campos e trabalho sobre os dados, como se fosse uma conexão SQL.

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Business Monitor 2.0.0 muito mais fácil!

Em menos de um mês fizemos uma nova roupagem para o Business Monitor, afetando o trabalho do Administrador e Desenvolvedor de forma a facilitar as ações do mesmo, ganhando produtividade e qualidade de trabalho.

A inovação mais visível foi a conversão do menu para trabalhar a configuração, o que antes ficava no canto superior direito, em uma barra constante com todas as opções em formato de menu e cor destacada:

A segunda inovação foi a criação de Wizards para todas as etapas de configuração dos objetos, assim, basta ir seguindo o passo a passo para sair com a configuração pronta no final:

Ainda nos Wizards, ao finalizar e gravar o objeto, agora são apresentadas quais as próximas ações a se fazer com o Objeto salvo, se o desenvolvedor for seguindo as etapas do primeiro Wizard até o final, ele termina com um Dashboard pronto:

Buscando facilitar a vida, em todo local que tinha que reordenar algum campo ou objeto, agora é possível fazer isso apenas arrastando o mesmo e não mais clicando nas infinitas setinhas que tinha anteriormente:

Nas tabelas de Drill Down e nas tabelas administrativas, agora é possível reordenar os valores apenas clicando sobre o título da coluna, também é possível reordenar os campos, ocultar campos, copiar dados para a área de trabalho (para posteriormente colar em outro programa como o Excel), imprimir, exportar diretamente para arquivos com extensão XLSX, CSV ou PDF (é necessário habilitar a opção de Exportação de Dados para permitir esses botões aparecerem):

Também tomamos alguns cuidados com a interface do usuário final, alguns itens ficaram mais “leves” como o menu suspenso, e melhoramos a exibição em smartphones e tablets:

Ocorreram dezenas de outras mudanças menores, mas da mesma forma importantes para a usabilidade e facilidade de operação, por exemplo, mudando a cor dos botões Salvar e Cancelar, de modo que visualmente é fácil agora decidir qual botão clicar para concluir o trabalho.

Todas as mudanças e correções de bug estão documentadas no registro de versões.

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Business Monitor versão 1.9.0 faz formatação condicional nas tabelas

Nova versão 1.9.0 disponível, essa versão traz os seguintes recursos:

  • Aplica renderização dos itens da tabela com as opções de Paginar, Reordenar e Procurar a tabela
  • Implementamos ícones de ajuda em praticamente todas as interfaces administrativas
  • Separamos o parâmetro de Retry Timeout do Query Timeout em dois parâmetros separados
  • Aplicamos a formatação de campos (moeda, decimal, inteiro, prefixo e sufixo) nos gráficos
  • Ao adicionar um campo na View agora ele herda o tipo do campo no RecordSet, facilitando a formatação dos campos das Views
  • Agora é possível controlar quantos registros serão retornados ao executar um teste da Query no RecordSet
  • Melhoramos a segurança das senhas de conexão ao banco de dados, agora ela é criptografada na base de dados
  • Adicionado mais duas condições de filtro na View: “não começa com” e “não termina com”
  • Adicionado uma opção no Perfil para “Padrão para novos usuários”, isso faz com que novos usuários autenticados por outras bases de dados (como no AD) tenham certas permissões ao logar pela primeira vez
  • A exportação dos dados da View agora é compatível com Excel por padrão, o formato antigo foi deixado de lado, mas estará disponível como opção no menu numa versão futura
  • Implementado formatação condicional, com isso, é possível definir que itens da tabela terão suas cores, tamanho da fonte ou mesmo o texto alterado de acordo com a condição, segue um exemplo abaixo onde várias condições vão sendo aplicadas a vários campos:

Os seguintes bugs foram identificados e corrigidos

  • Algumas configurações da View não respeitavam o parâmetro Visibilidade: exibir agrupado, exibir desagrupado, etc
  • Ao editar uma View onde existe um Filtro “nulo”, a visualização estava errada
  • A função para comparar com nulo nem sempre funcionava
  • Ao editar uma View com um Filtro com condições “nulo” ou “vazio”, ainda aparecia o campo com o valor sem necessidade
  • Gráfico de pizza renderizava a palavra “slice” quando a descrição era vazia
  • Falha ao usar filtro “null” na View
  • Drill Down não obedecia os filtros quando a função era “exibir tabela de dados”
  • Ao Visualizar os Dados de um RecordSet, os botões para Editar, Clonar e Recarregar estavam com problemas

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