As empresas que sobreviveram à crise de 2015 no Brasil tem mais um ano pela frente com previsão de declínio no PIB, aumento de custos devido à inflação, falta de crédito para investimentos e mesmo falta de crédito dos clientes para comprar os produtos e serviços.

Já tratamos em outro post formas de fazer mais com menos em TI, é um bom ponto de partida, mas em momentos de crise podem ser necessárias algumas adaptações, pois as condições são adversas para investimentos.

Com base nisso montamos nossa pequena lista, até porque é mais fácil focar em poucas ações:

1. Atualizar garantias de hardware e software

Com o orçamento limitado para 2016, muitas empresas tendem a adiar a atualização do parque de máquinas, principalmente dos servidores, infraestrutura e Datacenters.

Pior do que não melhorar a performance é aumentar o risco da infraestrutura devido a falta de garantia dos equipamentos, softwares e mesmo trabalhar com softwares desatualizados, sujeito a infeção por vírus e malwares.

Para isso, algumas linhas de servidores contam com garantia até 7 anos, que pode ser contratada mesmo depois de adquirido o servidor. Por exemplo, uma empresa adquiriu um servidor em 2013 com pretensão de trocá-lo depois de 3 anos, a garantia está prestes a vencer em 2016. Caso a performance esteja aceitável, é possível aumentar a garantia em mais dois anos para manter o ambiente em produção sem maiores riscos.

Upgrades parciais também são bem vindos, como trocar apenas um servidor de um cluster de virtualização (aumentando poder de processamento e memória), aumentar memória geral dos servidores, adicionar uma gaveta de discos no storage, podem dar uma sobrevida no ambiente sem precisar de investimentos pesados na infraestrutura.

2. Automação de tarefas de software

Muitas empresas já fizeram cortes em diversos departamentos, sobrecarregando os funcionários que permaneceram. Qualquer forma de ajudar esses funcionários a aumentar a produtividade será bem vista pelos mesmos e pela diretoria.

Nesse ponto, automatizar rotinas de software, como integração entre sistemas bancários e o sistema de ERP para emissão de notas fiscais e baixa de títulos, é apenas um pequeno exemplo, mas que aliviaria bastante o departamento financeiro.

Dentro da própria TI também existem tarefas a serem automatizadas, como instalar um Sistema de Monitoramento para verificar automaticamente a disponibilidade dos sistemas e recursos, e também verificar automaticamente a execução de tarefas repetitivas como o backup, evitando erros humanos e diminuindo o risco.

3. Renegociar contratos

Ok, isso não é um investimento financeiro, mas com certeza é um investimento de tempo e esforço que renderá retornos financeiros, em épocas de crise é essencial reduzir custos, por isso está nessa lista.

Os fornecedores também estão sentindo pressão da crise e da concorrência e estão dispostos a dar um desconto para manter um cliente do que perder e não conseguir outro cliente para repor aquela receita.

Aqui encontramos renegociações fáceis com fornecedores que tem seus contratos atrelados a equipamentos, como impressoras, links, telefonia, servidores, desktops, etc. De certa forma a lei de Moore age sobre os equipamentos alugados, tornando os equipamentos mais novos mais baratos com a mesma performance. Claro que o recente aumento do dólar afetou o custo de aquisição de novos equipamentos, mas o custo de link Internet no atacado por exemplo caiu significativamente, se tiver um contrato de mais de 2 anos é um forte candidato.

É muito provável conseguir renegociar um pequeno desconto no contrato (entre 5% e 10%) ou um aumento substancial da banda ou minutos disponíveis pelo mesmo valor. Entre escolher um aumento de banda ou um desconto, considere quantas pessoas da empresa seriam beneficiadas por um acesso mais rápido, em empresas pequenas e médias pode ser que o financeiro seja mais importante.

Alguns fornecedores (principalmente os de serviço, onde a margem diminui com o tempo por conta de aumento de custo de mão de obra) podem já ter a margem pequena, forçar um desconto no contrato pode prejudicá-los a ponto de denegrir o serviço, nesse caso, opte por solicitar mais serviços que não tragam custos excessivos para o mesmo, como adicionar mais horas, adicionar algum item a mais no suporte do fornecedor ou evitar o reajuste anual.

4. Mensuração de resultados e indicadores em tempo real

Com o objetivo de aumentar margens, diminuir custos e cortar desperdícios, é importante acompanhar cada etapa, desde o processo de vendas, fabricação, prestação do serviço e entrega ao cliente mais de perto.

Para isso, a adoção de um sistema de BAM para criação de indicadores em tempo real pode ser uma forma de trazer o controle da gestão mais próximo do nível operacional, fornecendo ferramentas para que os próprios funcionários tomem decisões rápidas baseadas em indicadores simples.

Já tratamos em outra matéria alguns indicadores para a área de TI acompanhar em tempo real que podem fazer a diferença na sua gestão.

Também sistemas de BI são bem vindos, mesmo que os dados não sejam atualizados, é um investimento que se feito de forma inteligente se paga rapidamente.

5. Treinamentos internos e de fornecedores

Com o objetivo de reter talentos, melhorar processos, tempos de atendimento, satisfação do cliente, redução de custos, o treinamento sempre é uma das melhores respostas.

“Pior do que treinar e perder o funcionário, é ficar com o funcionário sem treinamento“ fazendo tudo errado, estragando equipamentos, entrando com dados inválidos no sistema ou mesmo tratando mal o cliente.

Com verba limitada, uma solução pode ser organizar treinamentos internos, identificando funcionários com determinados conhecimentos e usando os mesmos como instrutores para disseminar o conhecimento na organização.

É algo bom para todos os lados, para o “funcionário instrutor” que tem seus conhecimentos reconhecidos pela empresa e pelos colegas, para a empresa que aumenta o nível de competência e para os colaboradores treinados que aumentam seu conhecimento.

Outra forma é buscar junto aos fornecedores atuais por esse conhecimento, um fornecedor de ERP ou CRM por exemplo pode ter a equipe de treinamento ociosa devido a queda nas vendas, com menos clientes novos a treinar, pode disponibilizar funcionários para treinamento em clientes já existentes, ou abrir vagas nas turmas por preços promocionais apenas para preencher a sala.

Enfim, as soluções para a crise são quase as mesmas que para o crescimento e para os períodos de vacas gordas, mas algumas adaptações são importantes para encontrar os recursos necessários que muitas vezes podem estar debaixo do nosso próprio nariz.

Sobre o autor Fernando Ulisses dos Santos Diretor de Tecnologia na Blue Solutions Especialista em Segurança da Informação Certificado VCP-DCV, VCAP-DT, VCP-DT